¿Qué es un formulario en Access?

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.

Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos. Microsoft Office Access 2007 incluye nuevas herramientas que ayudan a crear formularios con rapidez, así como nuevos tipos de formulario y nuevas características que mejoran el uso de las bases de datos.

 NOTA   En este artículo se supone que ya ha creado una tabla (o una consulta basada en una o varias tablas) y que desea crear un formulario para ver o manipular los datos. Para obtener más información sobre las tablas y consultas, vea los vínculos de la sección Vea también de este artículo.

ESTRUCTURA DE UNA TABLA EN ACCESS

Se elige la opción "crear tabla en vista de diseño".

Surgirá la ventana de diseño de tabla

En ella hay varias partes que iremos descubriendo según vayamos necesitándolas.. por ahora nos basta saber que en la parte superior es donde definiremos las características básicas de los campos.

En la inferior izquierda podremos concretar más sus características según vayamos definiendo la columna "tipo de datos".

Y por ultimo en la parte inferior derecha Access nos ayudara contextualmente sobre los datos relativos a los campos que vamos a diseñar.

Vamos a empezar por diseñar nuestra base de datos en la columna de Nombre de campo introduciremos el nombre que queramos para identificar cada "campo" de nuestra tabla.

Nuestro listin va a tener los siguientes campos:

Nombre, Apellidos, Dirección, Población, CP, Nº Teléfono, Relación Trabajo.

Seguramente cada uno de nosotros preferiríamos cambiar algún campo por otro, añadir algunos más o borrar otros... Mas adelante veremos cómo hacerlo y cómo personalizar esta tabla a nuestras necesidades.

¿Qué es Access?

Access es un programa que le permite crear y administrar bases de datos. Una base de datos es un lugar donde usted puede guardar información relacionada con un tema específico. Según el uso que le va a dar a la información sabrá si necesita una base de datos de Access o un programa diferente para crear y administrar sus datos.

¿Para qué sirve?

A través de este programa se puede ordenar la información de diferentes formas según la que le sea mas conveniente al usuario.

Microsoft Access tiene diversas funciones con las cuales se pueda facilitar la manipulación y modificación de la información que contenga la base de datos.

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

Tablas para almacenar los datos.

Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.

Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico.

¿Como se utiliza una base de datos?

La utilización de esta base de datos es muy sencilla. La base de datos puede ser consultada on-line seleccionando distintas variables de búsqueda. Luego de seleccionar las variables de búsqueda, se presiona el botón “Mostrar datos” especificado en la sección final y automáticamente se arrojará el resultado buscado. Asimismo, la base permite bajar los datos buscados a una planilla excell a fin de facilitar el trabajo utilizando el botón "Descargar Datos en CSV" y siguiendo ciertas instrucciones. Al fina de esta página se específican las instrucciones para obtener los datos en una planilla excell.

¿Cuáles son las herramientas de las bases de datos?

-Base de Datos Multidimensional: Llamada DATAMART en la cual se guardan los datos históricos correspondientes a los indicadores de gestión de calidad de DB Access. Todas las bases de dato se construyeron con SQL Server 2000.

-Modelo Estrella de la Base de Datos Multidimensional

En la fase de análisis y diseño se realizaron los modelos estrellas, constituidos por las tablas de hecho y tablas de dimensiones para los indicadores de gestión de calidad de DB Access: Satisfacción del Cliente y Porcentaje de Utilización de Planta.

Base de Datos Multidimensional: Llamada DATAMART en la cual se guardan los datos históricos correspondientes a los indicadores de gestión de calidad de DB Access. Todas las bases de dato se construyeron con SQL Server 2000.

-Modelo Estrella de la Base de Datos Multidimensional

En la fase de análisis y diseño se realizaron los modelos estrellas, constituidos por las tablas de hecho y tablas de dimensiones para los indicadores de gestión de calidad de DB Access: Satisfacción del Cliente y Porcentaje de Utilización de Planta.

TIPOS DE BASES

- Bases de datos estáticas.-Son bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones, tomar decisiones y realizar análisis de datos para inteligencia empresarial.

-Bases de datos dinámicas.-Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de un supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa.

Tabla (base de datos).-

Tabla en las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa de hoja de cálculo.

Las tablas se componen de dos estructuras:

Registro: es cada una de las filas en que se divide la tabla. Cada registro contiene datos de los mismos tipos que los demás registros. Ejemplo: en una tabla de nombres y direcciones, cada fila contendrá un nombre y una dirección.

Las celdas.-

Debes familiarizarte con estos conceptos porque son conceptos básicos que utilizarás en la aplicación. La celda es el elemento más básico de la hoja de cálculo. Es el recuadro que se forma en la intersección entre una fila y una columna. En ella puedes, como ya has visto, incluir texto, pero también números, fórmulas, datos, gráficos, ilustraciones, y otros elementos. Y, además, tras insertar los datos en una celda, les podrás aplicar formatos específicos, incluyendo tipos de letras diferentes, colores, estilos, etc.

Toda celda tiene una referencia que es su coordenada en la hoja de cálculo. Por ejemplo, en la captura de pantalla anterior puedes ver cómo está activa la celda C3, nombrada así porque se localiza en el lugar en que se cruza la columna C y la fila 3. Así, la celda A6 será la que se encuentra en el lugar en que se cruzan la columna A y la fila 6.